+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как наладить учет исходящих писем

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг. Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Во всяком случае, официально.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация исходящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании?

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию".

Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ опция для банков , электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию". Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме.

Зайдите в папку "На регистрацию" и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить. При этом будет автоматически заполнено поле "Индекс поступления" если настроена автонумерация документов в подразделении.

Если Вам пришло поручение по резолюции , где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав. Далее, при необходимости, выполните согласование этого проекта и отправьте его на подпись, после подписания — на регистрацию. Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа.

Выполните для этого следующие действия:. Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку "Переписка" и нажать Написать письмо :. Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа "Исходящее письмо" если они есть. К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа "Исходящее письмо".

Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа "Входящее письмо" на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:.

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:. Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ опция для банков.

Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы. Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы "Входящее письмо", созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

Регистрация исходящих документов

Как правильно организовать передачу внутренних документов на подпись в компании? Документы ежедневно развозятся курьерами, никто не регистрирует, куда их отправили, кто подписал, в результате возникают жалобы из всех подразделений офиса о невозвращении переданных в наш отдел документов юридических, финансовых, бухгалтерских. Ситуация понятная: если хотя бы на одном этапе перемещение документа не контролируется, возможны утери документов. Можно предложить только одно: ввести учет перемещений документа. При этом не нужно путать учет с регистрацией. Никаких отдельных регистрационных номеров присваивать документам не нужно.

Описание работы с входящими и исходящими письмами. ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию". Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла. Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ опция для банков , электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида "Входящее письмо" по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку "На регистрацию". Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле "Корреспондент", "Дата поступления", а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

How Much Did I Make?? Door Dash Worth Trying?!?! Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения.

И мы записали, что это — птеродактиль.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота. Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Тема: Учет исходящих писем и входящих

Ответы на вопросы от Юриста Регистрация исходящих документов В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

в архиве организации · Статья-практикум: редактируем тексты деловых писем за 4 шага Можно предложить только одно: ввести учет перемещений документа. Для общего учета передаваемых документов в службе делопроизводства Журнал регистрации исходящих документов.

Как наладить учет исходящих писем

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах. Журналы регистрации Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами классный журнал, вахтенный журнал и т. А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо.

Журнал регистрации исходящих документов

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Симон

    Великая сила есть в каждом из нас.

  2. Диана

    Ну вот и как быть?

  3. elritiru

    А вы умеете хайпануть Но тема как раз ужас. У нас похожее тоже было.

  4. neugenmador

    Через пару днів їду в Україну з Європи.

  5. Роман

    Так вот, по поводу ипотеки.